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Entreprise : faut-il louer son matériel informatique ?

Les équipements informatiques sont en perpétuelle évolution, et provoquent pas mal de désagréments aux entreprises, lorsqu’ils deviennent obsolètes. La maintenance et le renouvellement des machines informatiques sont des opérations coûteuses en temps, en argent et en ressources humaines.

C’est dans ce contexte que la location s’impose comme une solution permettant d’avoir en permanence un matériel à la pointe de la technologie. Mais y a-t-il des inconvénients à louer son matériel informatique ? faut-il plutôt louer ou acheter ? Des conseils et des réponses dans cet article.

Pourquoi louer un matériel informatique ? Avantages de cette solution

La location de matériel informatique est une opportunité à étudier, pour les entreprises, car elle n’impacte pas la trésorerie à court terme. C’est une solution intéressante, qui permet de bénéficier à tout moment d’un parc informatique dernière génération.

Il est intéressant de noter qu’avec la multiplication de la demande, il est désormais possible de louer tout type de matériel informatique, ordinateurs, serveurs, casques VR, imprimantes

Louer l’équipement informatique est globalement bénéfique pour les entreprises, de nombreux avantages sont notés, notamment en termes de solution clé en main, comprenant l’installation, les mises à jour et la maintenance.

La location de matériel informatique est moins coûteuse

A court terme, la location de matériel informatique est moins coûteuse que l’achat. D’un point de vue purement comptable, cette solution ne comprend pas d’amortissement, ce qui permet d’avoir une disponibilité de trésorerie. Cela donne la possibilité à l’entreprise d’investir dans d’autres postes, comme la recherche et développement ou les ressources humaines.

Du côté fiscalité, les coûts liés à la location et à la maintenance du parc sont déductibles.

La location permet de disposer d’un parc dernière génération

La durée de vie d’une machine informatique ne dépasse pas les trois ans, selon de nombreuses études menées sur le sujet. L’entreprise doit alors s’adapter à cette évolution technologique permanente, et elle dispose pour cela de deux options.

La première option consiste à remplacer les machines informatiques à chaque fois qu’elles deviennent obsolètes. Cette solution est onéreuse et difficile à gérer en termes de logistique.

La deuxième possibilité est de garder son parc informatique, avec le risque de se retrouver avec des machines peu performantes, susceptibles de ralentir l’efficacité de son activité. En effet les dernières versions des logiciels risquent de ne pas fonctionner sur un vieux matériel, dont la configuration manque de puissance.

La location prend tout son sens dans ce cadre, car l’entreprise peut bénéficier d’un parc informatique dernière génération, avec un investissement qui n’est pas lourd, et qui s’étale sur des périodes fixes. Les coûts sont ainsi maîtrisés, grâce à un contrat de location renouvelable avec une facturation à échéances précises.

La location garantit l’homogénéité des équipements

La location de matériel permet d’avoir un parc informatique homogène, ce qui évite l’incompatibilité entre matériel et logiciel et facilite les opérations de maintenance et de mises à jour. A l’inverse, quand les machines sont hétérogènes, des problèmes de sécurité informatique peuvent survenir, à cause des défaillances ou de la non mise à jour de certaines machines.

D’autre part, grâce à la location, l’entreprise dispose de machines dont la configuration est faite sur mesure, et selon ses besoins spécifiques en matériel et en logiciel.

La location favorise la mise en place d’un système d’assistance technique

Un autre avantage non négligeable de la location de matériel informatique, est de décharger l’entreprise de la gestion des infrastructures. La société de location dispose en effet des compétences techniques nécessaires pour proposer un service de conseil et d’accompagnement, inclus dans le contrat.

La maintenance des équipements informatiques par un prestataire externe, appelée infogérance, permet de bénéficier d’une haute expertise, tout en déchargeant les membres du service informatique. Ceux-ci peuvent être affectés à des tâches qui sont plus au cœur de l’activité de la société.

La location de matériel est idéale pour les projets à court terme

Si l’entreprise désire mettre en place un nouveau projet avec une durée limitée, alors l’achat d’un nouveau matériel dédié pourrait s’avérer inutile. En effet, l’investissement n’est pas rentable si à l’issue du projet la société ne sait pas quoi faire des équipements acquis.

Dans cette situation, la location est une solution idéale, notamment pour les entreprises à petit budget. Elle requiert moins de dépenses et permet de restituer les machines informatiques lorsque leur mission s’achève.

Quels sont les inconvénients de la location de matériel informatique ?

A côté des nombreux bénéfices offerts par la solution de location d’équipements informatiques, les responsables de l’entreprise doivent tout de même être conscients de la présence de certains points faibles.

Un contrat de location est un engagement sur la durée

Le premier inconvénient de la location concerne la durée et les clauses stipulées dans le contrat. Il s’agit en effet le plus souvent d’un engagement sur le long terme, où l’entreprise est obligée d’avoir une vision sur trois ou cinq ans, selon les termes du contrat.

Certaines clauses mentionnent l’impossibilité de changer le contrat avant son échéance, ce qui peut constituer une contrainte pour les responsables de l’entreprise, s’ils ne maîtrisent pas bien leurs besoins techniques.

Le mieux est de bien s’informe et d’étudier minutieusement tous les éléments de l’offre du prestataire. Il faut ainsi prêter la plus grande attention à la durée du contrat, lire toutes les clauses, vérifier que l’offre s’adapte aux besoins de l’entreprise en termes de performance et se renseigner sur la qualité du service de location proposé.

Une prestation qui n’est pas bien étudiée peut devenir nuisible à la productivité de l’entreprise, si elle n’est pas de qualité.

Le matériel à restituer doit être en bon état

Quand le contrat de location arrive à échéance, le matériel loué doit être rendu au prestataire. Des pénalités sont à payer si les machines informatiques présentent des dégâts ou n’ont pas été utilisés avec soin par les employés.

Pour éviter ces désagréments, l’opération de location doit s’accompagner d’une campagne d’information et de sensibilisation pour les membres de l’équipe.

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