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Processus achats en entreprise : comment les améliorer ?

processus achat entreprise

Pour optimiser les performances globales d’une entreprise, la gestion des processus achats est un aspect primordial. Des processus achats bien menés selon les étapes clés conduisent à une meilleure rentabilité et une productivité croissante. Dans cet article, découvrez l’obstacle principal au bon déroulement des processus achats ainsi que nos conseils pour les améliorer durablement.

Organisations en silos : un frein aux processus achats

Le fait de cloisonner excessivement les services et de bloquer le partage de l’information est l’un des principaux freins à la productivité en entreprise. Cette organisation segmentée (appelée « organisation en silos ») affecte notamment les processus achats. Pour être efficaces, ces derniers ont en effet besoin de laisser l’information circuler, de rassembler les différents acteurs et de mettre en commun les technologies utilisées. Des services trop fermés les uns aux autres, chacun travaillant de son côté sans se concerter, engendrent un manque de communication et donc des occasions manquées de faire des économies ou de générer des gains.

La disparité des protocoles et des outils digitaux utilisés dans les différents services participe également à ralentir le rythme des processus, à perdre des données et donc à réduire l’efficacité de ces processus. Enfin, l’organisation en silos freine aussi le partage des données (indicateurs, informations commerciales, prévisions de vente, données fournisseurs, résultats d’enquêtes de satisfaction…) et fait donc ainsi perdre des opportunités de croissance. Pour être utiles et tirer l’entreprise vers le haut, les processus achats doivent au contraire faire l’objet d’un état d’esprit collectif, tout en suivant avec rigueur les différentes phases incontournables à leur bon déroulement.

Comment améliorer ses processus achats ?

Les étapes-clés du processus achat

Un processus achat se décline en plusieurs opérations successives, depuis la demande d’achat en interne jusqu’à la réception et le paiement du bien ou service. Un bon processus achat doit respecter ces 6 grandes étapes :

  • l’identification du besoin, qui passe par la rédaction d’un cahier des charges ;
  • la recherche du meilleur fournisseur, aussi appelée « sourcing » ;
  • l’appel d’offre pour mettre en concurrence les fournisseurs sélectionnés ;
  • la sélection du fournisseur, après analyse des offres reçues ;
  • la négociation, pour obtenir les meilleures conditions de partenariat ;
  • la contractualisation qui pose les bases d’un partenariat solide et fiable.

L’importance d’un état d’esprit collectif

Optimiser les processus achats d’une entreprise passe également par une bonne communication entre les différents services, dans le but d’éviter les freins liés à « l’organisation en silos ». Il est donc important de favoriser les échanges entre les départements concernés par les achats, dans le but de fluidifier les transactions, de créer des opportunités d’économies et notamment de réduire les risques fournisseurs.

Les services achats ont également tout intérêt à mettre en commun les solutions digitales utilisées, permettant le partage des bases de données, de référentiels ainsi que l’amélioration du workflow. Cette organisation aboutit à une meilleure visibilité sur l’ensemble des achats, donc à une meilleure maîtrise du budget, mais aussi à davantage d’informations sur les fournisseurs et donc à une meilleure évaluation des partenaires.

Favoriser le partage des données dans un format commun est également primordial pour améliorer ses processus achats. Cela permet de se fixer des objectifs communs grâce à des indicateurs transversaux, de diminuer les risques, de mieux comprendre la situation en temps réel et donc de s’adapter plus rapidement.

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